In Omeka S worden afbeeldingen en andere media opgeslagen als mediabestanden die gekoppeld zijn aan items. Je kunt media rechtstreeks uploaden naar Omeka S, waar ze op de server worden opgeslagen, of je kunt externe media toevoegen via een URL.

De beste werkwijze voor het opslaan van media hangt af van de specifieke behoeften en beperkingen van je project of organisatie. Hier zijn enkele factoren om te overwegen bij het kiezen van een opslagmethode:

1. Opslagruimte: Als je organisatie beperkte opslagruimte heeft op de server waar Omeka S is geïnstalleerd, kan het zinvol zijn om media op een extern systeem op te slaan zoals bijvoorbeeld Amazon S3 en ze via URL's te koppelen.

2. Toegangscontrole: Als je geavanceerde toegangscontrole nodig hebt voor je media, zoals het beperken van downloads of het instellen van rechten op bestandsniveau, kan een extern systeem met geïntegreerde toegangscontrolefuncties nuttig zijn.

3. Duurzaamheid en back-ups: Het gebruik van een extern systeem, zoals een cloudopslagdienst of een digitaal assetmanagementsysteem, kan extra bescherming bieden voor je media door middel van automatische back-ups en geavanceerde opslagmogelijkheden.

4. Schaalbaarheid: Externe opslagsystemen kunnen flexibeler en schaalbaarder zijn als je organisatie te maken krijgt met een groeiend aantal mediabestanden of grote bestanden.

5. IIIF-ondersteuning: Als je gebruik wilt maken van de International Image Interoperability Framework (IIIF) voor afbeeldingen, kan het nuttig zijn om je afbeeldingen op te slaan in een systeem dat IIIF-beeldservers ondersteunt. Dit kan overigens ook via de Image Server module en IIIF Server modules binnen Omeka S worden gerealiseerd.

De beste werkwijze kan variëren afhankelijk van je organisatie, maar in het algemeen, als je server voldoende opslagruimte heeft en je geen geavanceerde toegangscontrole of schaalbaarheid nodig hebt, kan het opslaan van media in Omeka S voldoende zijn. Als je echter te maken hebt met beperkingen op het gebied van opslag, toegangscontrole, duurzaamheid, schaalbaarheid of IIIF-ondersteuning, kan het gebruik van een extern systeem de beste oplossing zijn.